Le contrôle
Créé avec son titre, sa périodicité, son référent et son texte fondateur. Il structure tout le reste.
La solution
Chaque contrôle connaît son texte, sa date et son état.
Docolab fait une chose entièrement : transformer vos obligations de vérification en un échéancier vivant, documenté et opposable. Ce n’est ni une GMAO, ni une GED — c’est l’outil de la conformité réglementaire, du texte jusqu’à la preuve.
Le cœur de l’outil
Une gestion fine de la conformité, pas une liste de dates
Un contrôle réglementaire dans Docolab n’est pas une ligne de calendrier. Il porte sa périodicité, son référent, son prestataire, ses documents, son état de conformité — et les liens vers les articles qui le fondent. La conformité s’apprécie contrôle par contrôle, avec un code couleur, et remonte en synthèse au niveau du bâtiment, du site, du groupe.
Multi-arrêtés, multi-réglementations
Un même site cumule presque toujours plusieurs sources de prescriptions : l’arrêté ministériel de sa rubrique — un entrepôt 1510, par exemple —, son arrêté préfectoral propre, les textes post-Lubrizol du 24 septembre 2020, les arrêtés ministériels liés au statut Seveso le cas échéant, le code du travail et le règlement ERP pour les locaux concernés. Docolab rattache chaque contrôle à sa source : un même équipement peut porter des contrôles issus de plusieurs textes, chacun avec sa périodicité et son échéance propres, sans doublon et sans trou.
L’analyse d’arrêté, en amont
Le cabinet analyse votre arrêté préfectoral prescription par prescription — objet, échéance, périodicité — et le résultat s’importe dans Docolab. Votre échéancier part de votre texte, pas d’un référentiel générique qu’il faudrait trier.
Texte liéChaque contrôle porte les articles qui l’imposent : la périodicité se justifie, elle ne s’affirme pas.
États clairs« En cours » tant qu’une observation n’est pas levée, « à jour » quand elles le sont toutes.
JournalRappels et relances conservés : qui a été prévenu, quand — la diligence se démontre.
Code AIOTRenseigné, il rattache automatiquement les rapports d’inspection publiés et les arrêtés préfectoraux du site.
Le cycle d’un contrôle
Contrôle, intervention, observation, levée
L’intervention
Chaque passage du vérificateur est enregistré avec sa date, son rapport et ses documents. La chronologie complète reste consultable.
L’observation
Chaque non-conformité relevée devient un objet suivi, daté, documenté — pas une ligne perdue dans un PDF.
La levée
L’action corrective est enregistrée avec sa preuve. Le contrôle ne repasse « à jour » que lorsque tout est levé.
Sur le terrain
L’application mobile : le rapport se produit sur place
Le rapport de visite ne s’écrit pas de retour au bureau, trois jours après, de mémoire : il se construit pendant la visite et le PDF est généré directement sur site, prêt à être remis ou transmis.
- Rapports calibrés : le constat s’appuie sur des modèles structurés — audit de conformité, rapport de visite, contrôle d’équipement — et non sur une page blanche. Deux auditeurs produisent le même format.
- Preuve photo : les photographies sont prises depuis l’application et rattachées au point de contrôle qu’elles documentent, pas versées en vrac dans une galerie.
- PDF immédiat : le rapport daté et mis en forme sort avant de quitter le site. Ce qui est constaté un mardi est opposable le mardi même.
- Justification des actions : une observation levée sur le terrain s’enregistre avec sa preuve, au moment où l’action est faite — c’est ainsi que le journal des suites reste sincère.
Web et mobile travaillent sur la même base : ce qui est saisi sur le terrain est visible au bureau en temps réel, et réciproquement.
Pourquoi le rapport immédiat change la valeur de la preuve
Un constat rédigé sur place, daté du jour, photographies à l’appui, a une valeur probante que n’aura jamais un compte rendu reconstitué. Et commercialement, remettre le rapport avant de quitter le site est un marqueur de sérieux qu’aucun client n’oublie.
DossiersPièces regroupées par thème, droits par dossier, lien de partage pour un tiers sans compte.
DTADossiers techniques amiante informatisés au niveau du bâtiment, consultables et partageables avant travaux.
SignatureDocosign : signer un document directement dans la plateforme, sans l’imprimer.
ExportsToute vue s’exporte en CSV, avec les filtres et colonnes choisis.
Autour des contrôles
Les documents vivent avec les obligations
Les rapports, certificats et preuves sont attachés à l’élément qu’ils concernent — contrôle, intervention, observation, bâtiment. Les dossiers permettent d’en regrouper pour un usage précis : préparation d’une visite, réponse à l’administration, remise de pièces à un acquéreur.
Le lien de partage évite le travers classique : pour transmettre des pièces à un tiers — inspecteur, assureur, notaire, entreprise extérieure —, il n’y a ni compte à créer, ni pièce jointe à faire circuler par courriel. Le lien donne accès à ce que vous avez décidé de partager, et à rien d’autre.
Les dossiers techniques amiante sont informatisés au niveau de chaque bâtiment, avec des droits propres — présence visible, contenu accessible selon habilitation. Une entreprise qui intervient sur le bâti peut consulter le DTA avant travaux, ce que le classeur papier au fond d’un local technique n’a jamais permis.
La mise en place
Le cadrage réglementaire vient avant le paramétrage
Lecture de vos textes
Arrêté préfectoral, arrêtés ministériels de vos rubriques, code du travail, ERP. Nous en tirons la liste des contrôles réellement applicables — la vôtre, pas une liste type.
Structure
Sociétés, sites, bâtiments, locataires : l’arborescence est créée à votre image, et les droits calés sur votre organisation.
Reprise de l’existant
Vos échéanciers actuels et vos derniers rapports sont repris : le travail déjà fait n’est pas perdu, il est structuré.
Formation et suivi
Les utilisateurs sont formés, le support est tenu par le cabinet, et les évolutions réglementaires alimentent l’outil dans la durée.
Périmètre
Ce que Docolab ne fait pas
Ce n’est pas une GMAO
Docolab suit la conformité réglementaire, pas la maintenance courante. Il ne gère ni les stocks de pièces, ni les gammes d’entretien préventif, ni la planification des techniciens. Les deux outils coexistent très bien : la GMAO organise le travail, Docolab démontre la conformité.
Il ne réalise pas les contrôles
Les vérifications restent effectuées par vos prestataires, organismes accrédités ou agréés lorsque le texte l’exige. Docolab organise leur planification, conserve leurs rapports et suit leurs observations — il ne se substitue à aucun d’eux.
Il ne rend pas le site conforme
Aucun logiciel ne le fait. Docolab rend l’écart visible avant qu’il ne devienne un constat, et conserve la preuve de ce qui a été fait. La réalisation des contrôles et la levée des observations restent de la responsabilité de l’exploitant.
La démonstration part de vos textes, pas d’un jeu de données fictif.
Apportez votre arrêté préfectoral et votre échéancier actuel. Nous vous montrons l’écart.